Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur

Sekretariat Formasi Disabilitas

  1. Umum
    1. Sekretariat Formasi Disabilitas terdiri dari :
      1. Koordinator Formasi  Disabilitas
      2. Divisi administrasi dan kesekretariatan
      3. Divisi  fundraising dan pitching program
      4. Divisi pengembagangan instrumen
      5. Divisi peningkatan kapasitas
      6. Divisi data, analisis dan informasi
      7. Divisi Komunikasi strategis dan publik
      8. Divisi jaringan perwakilan daerah
      9. Divisi monitoring, evaluasi dan learning
    2. Keanggotaan Formasi Disabilitas terdiri dari :
      1. Tim sekretariat Formasi Disabilitas yang juga adalah 12 individu penggagasan Formasi Disabilitas
      2. Organisasi penyandang disabilitas yang diwakili representasi 1 orang individu yang mewakili lembaganya
      3. Organisasi /mitra program pembangunan (NGO, LSM, Perusahaan Consultancy), yang diwakili representasi 1 orang individu yang mewakili lembaganya
      4. Afiliasi organisasi internasional yang telah berbadan hukum di Indonesia (INGO), yang diwakili representasi 1 orang individu yang mewakili lembaganya
      5. Akademisi, bisa individual, maupun lembaga yang diwakili representasi 1 orang individu yang mewakili lembaganya
      6. Individu yang memilikipengalaman, keberpihakan pada isudisabilitasdan inklusi
    3. Tata laksana:
      1. Pembentukan Formasi Disabilitas
        • 13 individu penggagas Formasi Disabilitas adalah tim formatur yang akan membentuk lembaga Formasi Disabilitas termasuk menempati  9  bagian sekretariat, dengan periode penugasan sesuai yang ditetapkan AD dan ART Formasi Disabilitas, dengan kewajiban:
          • Menentukan secara musyawarah  dan mufakat komposisi individual 12 penggagas pada sekretariat Formasi Disabilitas
          • Membuat AD dan ART Formasi Disabilitas, dimana di dalamnya juga mencantumkan etika kelembagaan dan keanggotaan termasuk mengurus aspek legal formal yang dibutuhkan
          • Membuat persyaratan dan konsep jaringan mekanisme keanggotaan Formasi Disabilitas
          • Membuat deklarasi pembentukan Formasi Disabilitas
          • Mendiseminasi, mensosialisasikan lembaga Formasi Disabilitas serta instrumen indikator implementasi CPRPD kepada berbagai pihak terkait termasuk organisasi penyandang disabilitas 
          • Menetapkan program kerja jangka pendek (1 tahun) sejak Februari 2021
      2. Penjaringan keanggotaan Formasi Disabillitas:
        • melakukan penjaringan keanggotan Formasi Disabilitas oleh sekretariat Formasi Disabilitas sesuai dengan AD dan ART, serta persyaratan dan prosedur yang telah ditetapkan
  2. Pengambilan Keputusan Sekretariat Formasi Disabilitas
    1. Sekretariat Formasi Disabilitas dijalankan dengan konsep kolektif kolegial, dimana masing – masing individu  ( 12 penggagas) mempunyai 1 hak suara, namun untuk setiap keputusan menjunjung tinggi asas musyawarah untuk mufakat untuk suatu keputusan.
  3. Alur Informasi dan Kordinasi
    1. Semua bersifat transparan,  terbuka, dan masing masing individu pada sekretariat Formasi Disabilitas mempunyai hak dan kewajiban dalam hal berkomunikasi dan berkordinasi yang sama dan setara
    2. Untuk memudahkan aut komunikasi dan kordinasi memakai platform wa group yang terdiri dari 12 penggagas Formasi Disabilitas 
    3. Untuk setiap tugas yang akan dikerjakan secara individual ataupun kolektif, semuaalur dan updatenya tersimpan pada google drive yang telat ditetapkan dan hanya bisa diakses sekretariat Formasi Disabilitas
  4. Wewenang terbatas dan kewajiban terbatas
    1. Koordinator Sekretariat
      1. Wewenang terbatas:
        • mengkoordinasi semua divisi dalam sekretariat Formasi Disabilitas
        • Memberikan penugasan kepada penanggung jawab divisi sesuai tanggung jawab terbatas divisinya
        • Menandatangani berbagai format surat menyurat untuk dan atas nama Formasi Disabilitas
        • Bersama penanggung jawab   divisi administrasi dan kesekretariatan, menandatangani berbagai hal menyangkut keuangan dan perbankan untuk dan atas nama Formasi Disabilitas
        • Mengkordinasikan, menerima semua laporan kerja semua divisi sekretariat Formasi Disabilitas sesuai tugas dan tanggung jawab terbatasnya pada setiap penugasan (proram), maupun dalam kurun waktu yang telah ditetapkan secara periodik.
      2. Tanggung jawab terbatas:
        • Melaksanakan tugas da tanggung jawabnya sesuai AD ART dan visi misi Formasi Disabilitas
        • Membuat laporan secara periodik berbagai macam program  serta aktifitas Formasi Disabilitas
        • Bersama penanggung jawab divisi administrasi dan keskretariatan membuat laporan keuangan Formasi Disabilitas
    2. Divisi Administrasi dan Kesekretariatan
      1. Wewenang terbatas:
        • Mengkoordinasikan segala sesuatu menyangkut administrasi kepada seluruh divisi sekretariat Formasi Disabilitas
        • Membuat SOP administrasi dan keuangan Formasi Disabilitas
        • besama kordinator sekretariat Formasi Disabilitas menandatangani berbagai hal menyangkut keuangan dan perbankan untuk dan atas nama Formasi Disabilitas
        • Membuat estimasi kebutuhan program atau kegiatan divisi dalam pembiayaan atau pengadaan barang dan jasa bekerjasama dengan divisi masing-masing, yang selanjutnya diajukan kepada kordinator sekretariat unttuk mendapatkan persetujuan
        • Membuat standarisasi atas detail kebutuhan pembiayaan baik jasa maupun pengadaan barang
      2.  Tanggung jawab terbatas:
        • Membuat laporan administrasi serta mengelola dokumentasi formasi disabilitas yang dibutuhkan
        • Membuat laporan berkala keuangan Formasi Disabilitas bersama kordinator sekretariat
        • Menyiapkan kebutuhan administrasi semua divisi, pendokumentasian dll.
        • Mendistribusikan kebutuhan pelaksanaan program setiap divisi serta kebutuhan keuangannya berdasarkan yang telah disetujuin oleh kordinator sekretariat  
    3. Divisi  Fundraising dan Pitching program
      1. Wewenang terbatas:
        •  Membuat proposal, pitching kit berkaitan dengan kelembagaan Foramsi Disabilitas maupun program yang akan dilaksanakan
        •  Berkomunikasi dan membangun hubungan ke bebagai pihak yang potensial dalam  rangka dukungan atas kelembagaan Foramsi Disabilitas serta berbagai kegiatannya.
        •  Bekerjasama dengan divisi administrasi dan kesekretariatan dalam menyusun budget activity yang akan diajukan ke berbagai potesi dukungan
        • Berkordiasi dengan semua divisi dalam rangka detail kegiatan program
      2. Tanggung Jawab:
        • Berkorinasi dan melaporkan setiap kegiatan berdasarkan kewenagan terbatasnya kepada kordinator sekretariat
        • Mengupayakan terpenuinya kebutuhan program dan kegiatan
        • Mengupayakan peluang peluang pembiayaan program dengan berbagai skema yang tidak melanggar etika, anggaran dasar, anggaran rumah tangga Formasi Disabilitas
        • Membangun inovasi yang kreatif dalam rangka keberlanjutan Formasi Disabilitas dan kegiatan – kegiatannya
    4. Divisi Pengembangan Instrumen
      1. Wewenang terbatas:
        • Membuat keputusan terkait pengembangan instrument baik mengubah, menambahkan apabila terdapat situasi urgent untuk perbaikan instrument dengan tujuan peningkatan kualitas, melalui tahap diskusi secara partisipatif bersama anggota.
      2. Tanggung Jawab terbatas:
        •  Merumuskan instrument yang akan dipergunakan baik untuk melakukan monitoring pemenuhan hak penyandang disabilitas, penguatan kapasitas mitra serta untuk memastikan efektifitas dan pembelajaran pada jaringan FORMASI.  
        • Melakukan review secara periodic instrument untuk pengembangan jaringan dan kapasitas serta pembelajaran. 
        • Menghimpun masukan dari anggota untuk pengembangan dan perbaikan instrument.
        • Melakukan diskusi secara partisipatif kepada anggota untuk pengembangan dan perbaikan instrument.
    5. Divisi Peningkatan Kapasitas
      1. Wewenang terbatas:
        • Menyetujui dan membuat keputusan terkait kebutuhan peningkatan kapasitas anggota FORMASI
        • Menggorganisir dan menyusun kurikulum pelatihan termasuk kebutuhan fasilitator dan narasumber tentang monitoring dan evaluasi implemetasi perlindungan penghormatan dan pemenuhan hak-hak disabilitas.
        • Mengkoordinir dalam penyusunan bahan ajar yang sesuai dengan kebutuhan pelatihan,.
      2. Tanggung jawab terbatas:
        • Mengidentifikasi kebutuhan peningkatan kapasitas para anggota yang relevan untuk kepentingan monitoring pemenuhan hak penyandang disabilitas.
        • Menghimpun masukan dari anggota terkait kebutuhan peningkatan kapasitas yang relevan, untuk kemudian ditindaklanjuti baik dalam bentuk pelatihan, mentoring, asistensi.
        • Membuat program tahunan FORMASI dalam peningkatan kapasitas, disertai dengan informasi strategi pelaksanaan, target output dan outcome
        •  Menyusun pelaporan efektifitas peningkatan kapasitas yang dijalankan
    6. Divisi Data, Analisis, Informasi
      1. Wewenang terbatas:
        • Mendocumentasikan dan mengelola keseluruhan data, hasil analisa dan olahan informasi yang ada pada system database FORMASI.
        • Mendistribusikan data dan informasi sesuai kebutuhan dan persutujuan coordinator FORMASI.
      2. Tanggung jawab terbatas:
        • Menjaga kerahasiaan data-data yang relevan
        • Mengelola data-data yang telah dihimpun, menganalisis serta mendistribusi untuk dapat digunakan untuk kepentingan yang relevan
        • Merancang strategi informasi yang meliputi informasi tentang kelembagaan dan program FORMASI yang dapat diakses oleh berbagai pihak, memberikan update secara periodic terkait perkembangan FORMASI, membuat platform untuk kepentingan koordinasi efektif dalam anggota.
        • Menyimpan data-data secara aman.
    7. Divisi Komunikasi strategis dan publik
      1. Wewenang Terbatas:
        • Menyiapkan identifikasi dan pemetaan kebutuhan akan strategi komonikasi dan kampanye public untuk mendukung kerja-kerja FORMASI.
      2. Tanggung Jawab Terbatas:
        • Menyusun bahan untuk kampanye publik
        • Menjalin relasi dengan stakeholder dengan mitra-mitra strategi.
        • Memproduksi bahan kampanye public.
    8. Divisi Jaringan Perwakilan daerah
      1. Wewenang Terbatas:
        • Membangun komonukasi dan koordinasi dengan anggota yang ada didaerah dalam rangka pemantauan dan evaluasi serta implementasi perlindungan dan pemenuhan hak-hak disabilitas didaerah.
        • Mengidentifikasi isu-isu didaerah yang relevan untuk kerja advokasi FORMASI DISABILITAS.
        • Indentifikasi actor-aktor didaerah yang dijadikan Kader mitra FORMASI DISABILITAS.
      2. Tanggung Jawab Terbatas:
        • Mengkoordinasikan anggota dari daerah berdasarkan pembagian area
        • Menjadi perwakilan daerah untuk menyampaikan informasi, hal yang penting, isu-isu strategi yang berasal dari daerah.
        • Menyampaikan informasi kepada anggota di daerah
        • Menghimpun keanggotaan di daerah berdasarkan kriteria dan persyaratan anggota FORMASI
    9. Divisi Monitoring, evaluasi dan learning
      1. Wewenang terbatas:
        • Berkoordinasi dengan semua divisi untuk memonitor setiap program yang dijalankan serta melaporkan pembelajaran yang di dapatkan.
        •  Berkoordinasi dengan semua divisi dalam menetapkan capaian program yang akan dijalankan.
      2. Tanggung jawab terbatas:
        • Menyusun rancangan monitoring, evaluasi dan learning yang disertai dengan tujuan, strategi, target output, target outcome
        • Merancang strategi untuk mengelola pengetahuan untuk tujuan pembelajaran dan digunakan untuk pengembangan FORMASI
        • Membuat pelaporan atas monitoring, evaluasi dan learning serta mendistribusikannya ke anggota.
        • Melakukan monitoring, evaluasi secara periodic yang disertai dengan analisis hasilnya.
  5. Penutup

SOP ini disusun sebagai acuan sekretariat formasi disabilitas dalam menjalanan tugasnya, serta merujuk pada anggaran dasar (AD) dan anggaran rumah tangga (ART) serta visi dan misi formasi disabilitas

Ditetapkan,

Jakarta, Februari 2021

Sekretariat Formasi Disabilitas: